Blog

Datum: 8 juli 2024

Delen:

Projectmanagement: Verborgen KOSTEN van het falen!

Faalkosten zijn kosten die ontstaan door fouten in het ontwerp, de uitvoering of het beheer en onderhoud van een bouwproject. Deze onnodige kosten kunnen leiden tot conflicten, meerwerk, vertragingen of zelfs reputatieschade. Het is een uitdaging waar veel projecten en organisaties mee te maken hebben. Met deze blog willen we meer inzicht geven in deze verborgen kosten en praktische oplossingen bieden om de efficiëntie en winstgevendheid van projecten en organisaties te verhogen.

Deze blog is opgedeeld in de volgende onderdelen:

• Wat zijn faalkosten?
• Wie betaalt deze faalkosten?
• Hoe kunnen we faalkosten aanpakken?

Wat zijn faalkosten?
Faalkosten zijn kosten die ontstaan door vermijdbare fouten tijdens het productie- of bouwproces, waardoor een product of dienst niet volgens de afgesproken kwaliteit of binnen de gestelde tijd wordt geleverd. Deze onnodige kosten kunnen leiden tot conflicten, meerwerk, vertragingen of zelfs reputatieschade. Ze omvatten uitgaven voor herstelwerkzaamheden, opnieuw produceren, schadevergoedingen en eventuele vertragingen die voortkomen uit deze fouten.

Vermijdbare fouten kunnen onder andere het gevolg zijn van slechte communicatie, gebruik van onjuiste materialen, of onvoldoende planning. Een groot deel van deze faalkosten blijft onzichtbaar en is moeilijk te traceren. Hieronder de definitie van faalkosten:

Definitie
Faalkosten = De extra uitgaven die ontstaan door het vermijdbaar tekortschieten in het bouwproces.

Het resultaat van faalkosten zijn extra kosten voor reparatie, opnieuw produceren of de schade vergoeden. Deze kosten kunnen zowel verzekerbare als niet-verzekerbare elementen bevatten, zoals te late levering of menselijke fouten. Faalkosten kunnen worden onderverdeeld in TWEE categorieën:

1. Interne faalkosten: Kosten die ontstaan binnen de organisatie voordat het product de klant bereikt.

Bijvoorbeeld
o    Herstelwerkzaamheden: Fouten in de fundering die moeten worden hersteld voordat verdere bouwactiviteiten kunnen plaatsvinden.
o    Extra materiaalgebruik: Onjuist bestelde materialen die niet voldoen aan de specificaties en opnieuw besteld moeten worden.
o    Productievertragingen: Vertragingen door verkeerd gemeten of geplaatste onderdelen, waardoor opnieuw werk moet worden verricht.

2. Externe faalkosten: Kosten die ontstaan nadat het product de klant heeft bereikt.

Bijvoorbeeld
o    Garanties: Kosten voor het herstellen van gebreken aan een opgeleverd gebouw, zoals lekkages of scheuren in muren.
o    Terugroepacties: Aanpassingen aan bestaande constructies vanwege veiligheidsfouten.
o    Schadevergoedingen: Compensatie voor vertragingen of niet-nakoming van projectafspraken, zoals verlies van verhuurinkomsten.

Faalkosten zijn significant omdat ze direct invloed hebben op de winstmarge en kunnen leiden tot financieel verlies of zelfs faillissement van de hele organisatie. In de bouwsector, waar de marges vaak al krap zijn, kunnen faalkosten een grote impact hebben op de winstgevendheid. Gemiddeld kunnen faalkosten oplopen tot 10-15% van de totale projectkosten, wat aangeeft hoe groot het probleem kan zijn.

Wie betaalt deze faalkosten?
Het antwoord op deze vraag hangt af van de contractuele afspraken tussen de betrokken projectpartners. In het algemeen geldt dat degene die de fout maakt, daarvoor aansprakelijk is en dus de kosten moet dragen. Echter, in de praktijk is het niet altijd duidelijk wie de fout heeft gemaakt of wie daarvoor verantwoordelijk is. Daarom is het cruciaal om gedetailleerde contracten op te stellen waarin specifieke clausules over faalkosten zijn opgenomen.

Er kunnen omstandigheden zijn die de aansprakelijkheid beperken of uitsluiten, zoals overmacht, onvoorziene omstandigheden of wijzigingen in het werk. Het is belangrijk om vooraf goede afspraken te maken over de verdeling van risico's en verantwoordelijkheden, en om deze vast te leggen in een helder contract. Regelmatige communicatie en controles tijdens het bouwproces kunnen helpen om fouten te voorkomen of tijdig te herstellen. Preventieve maatregelen zoals kwaliteitscontroles en audits kunnen helpen om faalkosten te minimaliseren.

Faalkosten kunnen leiden tot aanzienlijke vertragingen en conflicten, wat kan resulteren in een project dat volledig tot stilstand komt. Dit kan gebeuren wanneer fouten niet onmiddellijk worden opgemerkt of gecorrigeerd. Om te voorkomen dat het eindresultaat van het project vertraging oploopt, kan de opdrachtgever ervoor kiezen de financiële lasten te dragen en deze kosten later te verrekenen, bijvoorbeeld door middel van een korting op de totale aanneemsom (boeteclausule). Dit kan echter tot conflicten leiden. Het is essentieel om duidelijke communicatie en nauwkeurige planning te handhaven om dergelijke kostbare fouten te vermijden en het project soepel te laten verlopen. Vooraf vastgestelde conflictoplossingsmechanismen kunnen helpen om geschillen efficiënt te behandelen. Tot slot kan het afsluiten van verzekeringen bepaalde faalkosten dekken, wat de financiële impact voor alle projectpartners kan verminderen.

In de praktijk betaalt meestal de partij die contractueel aansprakelijk is voor de fout de faalkosten. Dit kan de aannemer zijn als de fout voortkomt uit een uitvoeringsprobleem, of de opdrachtgever als de fout te wijten is aan veranderende wensen of onvoorziene omstandigheden. In gevallen waar de fout door overmacht of andere externe factoren is veroorzaakt, kunnen beide partijen proberen de kosten te delen of een beroep doen op verzekeringen om de financiële lasten te verlichten. Het belangrijkste is dat de contractuele afspraken helder zijn en dat er goede communicatie en samenwerking is tussen de partijen om de impact van faalkosten te minimaliseren.

Tip
Meer weten over het effectief omgaan met conflicten? Lees onze blog: Projectmanagement: Conflicthantering in stijl!

Hoe kunnen we faalkosten aanpakken?
Het reduceren van faalkosten is een belangrijk aandachtspunt voor organisaties, aangezien het kan helpen om de efficiëntie te verhogen en de winst te maximaliseren. Verschillende studies tonen aan dat faalkosten vaak ontstaan door communicatiefouten en gebrek aan duidelijke procedures, wat benadrukt hoe essentieel goede communicatie en gestroomlijnde processen zijn voor het succes van een organisatie.

De bouwsector wordt geconfronteerd met diverse uitdagingen die het reduceren van faalkosten complex maken. Het rapport van ING Bank, getiteld "Construction goes digital" (2023), benadrukt dat de digitalisering van de bouwsector essentieel is om faalkosten te verminderen. Door het gebruik van digitale tools en technologieën kunnen fouten in de ontwerp- en bouwfase beter worden geïdentificeerd en gecorrigeerd voordat de bouw begint. De fragmentatie van het bouwproces en de vele overdrachten die plaatsvinden, maken het lastig om faalkosten te beheersen. Bovendien is er een tekort aan gekwalificeerd personeel, wat de adoptie van nieuwe technologieën bemoeilijkt en onder hoge tijdsdruk kan leiden tot fouten (ING Bank, 2023).

Hoewel het praktisch onmogelijk is om alle faalkosten volledig te voorkomen, kunnen veel faalkosten aanzienlijk worden verminderd door middel van effectieve preventieve maatregelen en hedendaagse werkwijzen. De ACHT belangrijke strategieën zijn:

• 1. Betere planning en voorbereiding
• 2. Contractuele duidelijkheid
• 3. Samenwerking en verbeterde communicatie
• 4. Gebruik van technologie
• 5. Duidelijke procedures en protocollen
• 6. Kwaliteitscontroles en audits
• 7. Opleiding en training
• 8. Lean en Agile Methodologieën

1. Betere planning en voorbereiding
Zorg voor een gedetailleerde planning en integrale voorbereiding voordat het project begint. Dit helpt om mogelijke risico's te identificeren en strategieën te ontwikkelen om deze aan te pakken. Stel duidelijke specificaties op en voer risicobeoordelingen uit om onverwachte problemen te voorkomen. Gebruik projectmanagementsoftware om planning en voortgang te monitoren en bij te sturen waar nodig.

Tip
Wil je meer weten over risicomanagement? Lees onze blog: Projectmanagement: Het leren omgaan met onzekerheid!

2. Contractuele duidelijkheid
Maak duidelijke en gedetailleerde contracten die de verantwoordelijkheden en risico's van alle partijen specificeren. Dit helpt om geschillen te voorkomen en maakt het makkelijker om aansprakelijkheid vast te stellen. Door vooraf duidelijke afspraken te maken, kunnen misverstanden en conflicten tijdens het project worden geminimaliseerd, wat bijdraagt aan een soepelere projectuitvoering en vermindering van faalkosten.

3. Samenwerking en verbeterde communicatie
Bevorder samenwerking en coördinatie tussen alle betrokken partijen. Een geïntegreerde aanpak waarbij ontwerpers, aannemers en leveranciers nauw samenwerken, kan faalkosten aanzienlijk verminderen. Regelmatige en duidelijke communicatie tussen alle projectpartners is cruciaal om misverstanden te voorkomen en problemen tijdig te identificeren. Gebruik samenwerkingsgerichte projectmanagementtools en frequente teamvergaderingen om informatie-uitwisseling te bevorderen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.

4. Gebruik van technologie
Moderne technologieën zoals Bouwwerk Informatie Modellering (of Bouwwerk Informatie Management) kunnen helpen om ontwerpfouten te identificeren en corrigeren voordat de bouw begint. BIM biedt een gedetailleerde visualisatie van het project, wat helpt bij het plannen en coördineren van werkzaamheden. Bovendien kunnen drones, sensoren en andere digitale tools helpen bij het monitoren van de bouwplaats en het opsporen van potentiële problemen.

Tip
Nieuwsgierig naar de voordelen van BIM? Lees onze blog: BIM: Wat is het NIET?

5. Duidelijke procedures en protocollen
Zorg voor consistente werkprocessen door gestandaardiseerde procedures en werkinstructies op te stellen. Dit helpt bij het waarborgen van consistentie en minimaliseert fouten. Implementatie van checklists en kwaliteitscontroles is essentieel om de naleving van deze procedures te verzekeren.

6. Kwaliteitscontroles en audits
Regelmatige kwaliteitscontroles en audits tijdens het bouwproces kunnen helpen om fouten vroegtijdig te detecteren en te corrigeren. Dit vermindert de kans op dure herstelwerkzaamheden en vertragingen door ervoor te zorgen dat het werk aan de gestelde kwaliteit en normen voldoet.

7. Opleiding en training
Investeer in de opleiding en training van medewerkers om hun vaardigheden en kennis te verbeteren. Goed opgeleide werknemers zijn beter in staat om fouten te herkennen en te voorkomen. Doorlopende training en certificeringsprogramma's kunnen bijdragen aan een cultuur van kwaliteitsbewustzijn. Specifieke trainingen, zoals het correct gebruik van nieuwe bouwtechnologieën (waaronder BIM) en veiligheidsprotocollen, zijn hierbij essentieel.

8. Lean en Agile Methodologieën
Pas lean-principes toe om verspilling te minimaliseren en werkprocessen te optimaliseren. Gebruik agile werkmethodes om flexibel te blijven en snel in te spelen op veranderingen en onverwachte uitdagingen. Dit bevordert een iteratief proces van continue verbetering en kan helpen om processen efficiënter te maken en de doorlooptijd van projecten te verkorten.

Het implementeren van deze strategieën kan helpen om faalkosten aanzienlijk te verminderen, wat leidt tot een hogere efficiëntie en winstgevendheid voor zowel projecten als organisaties. Faalkosten zijn een onzichtbare vijand voor veel bouwprojecten, die aanzienlijke financiële en operationele schade kunnen veroorzaken. Door goede communicatie, duidelijke contractuele afspraken en een integrale aanpak kunnen deze kosten echter aanzienlijk worden verminderd. Digitalisering en samenwerking spelen hierin een cruciale rol. Het gebruik van innovatieve werkmethodes zoals agile, BIM en lean-principes kan de bouwsector helpen stappen te zetten naar een efficiënter en winstgevender toekomst.

Tip
Klaar om faalkosten te verminderen? Neem contact op voor een kennismaking!

Bronvermelding
o    ING Bank. (2023). Construction goes digital. Geraadpleegd op 18 juni 2024, van https://think.ing.com/reports/construction-goes-digital.