NIEUWSBRIEF:
DIENSTEN:
coaching
consultancy
spreker

Blog

Label: Projectmanagement

Datum: 9 oktober 2023

Delen:

Projectmanagement: Het leren omgaan met onzekerheid!

Tijdens het projectmatig werken (PMW) wordt er gewerkt van grof naar fijn waarbij het project steeds gedetailleerder en duidelijker wordt. Hierdoor is er bij de start van een nieuw project een grote mate van onzekerheid. Het is als een olifant die op een dun koord balanceert: je weet nooit wanneer en of hij zal vallen of hoeveel schade hij zal aanrichten. Om deze onzekerheden te beheersen, is het belangrijk om risicomanagement toe te passen.

Tip
Als je meer wilt weten over projectmatig werken (PMW) lees dan de blog: Projectmanagement: Projectmatig werken

Risicomanagement is nodig in een project, omdat het helpt om de kans op succes te vergroten, de impact van negatieve gebeurtenissen te verminderen en de kwaliteit van het projectresultaat te verbeteren. Het is vooral een continu proces dat gedurende de hele projectlevenscyclus moet worden uitgevoerd.

In deze blog leggen we de verschillen uit tussen kansen, risico’s en issues en wat de belangrijkste stappen zijn van risicomanagement en hoe je het kunt toepassen in je eigen project of organisatie. Wat is risicomanagement eigenlijk? Hieronder de definitie:

Definitie
Risicomanagement = Het identificeren en categoriseren van, en nemen van maatregelen op de risico's waar organisaties aan blootgesteld worden.

Deze blog is opgedeeld in de volgende onderdelen:

Wat zijn kansen, risico’s en issues?
Kansen zijn positieve mogelijkheden die het project kunnen verbeteren of versnellen. Risico's zijn negatieve onzekerheden die het project kunnen verstoren of vertragen. Issues zijn problemen die al gebeurd zijn en die het project kunnen belemmeren of blokkeren. Een goede projectleider moet kansen benutten, risico's beheersen en issues oplossen. Hieronder de verschillende definities op een rij:

Definitie
Kans = Een onzeker feit dat zich in de toekomst kan voordoen en de mogelijke positieve gevolgen die dat heeft voor een project.

Definitie
Risico = Een onzeker feit dat zich in de toekomst kan voordoen en de mogelijke negatieve gevolgen die dat heeft voor een project.

Definitie
Issue = Een onverwachte gebeurtenis met relevante impact op het project.

Een voorbeeld van een risico is een olifant op een dun koord. Dit is een situatie waarin de kans op een negatieve uitkomst groot is en het effect (gevolgen) ernstig kunnen zijn. Om dit risico te verminderen, kan men maatregelen nemen, zoals het versterken van het koord, het trainen van de olifant of het plaatsen van een vangnet onder het koord. Na plaatsing van een vangnet als maatregel is de kans klein(er) dat de olifant schade zal aanrichten als hij valt. Er is een issue als de olifant daadwerkelijk is gevallen zonder vangnet op de auto van de buurman.

Het risico wordt vaak uitgedrukt als de kans dat iets gebeurt, vermenigvuldigd met het effect dat het heeft.

Wat zijn de verschillen tussen risico’s en issues?
Het belangrijkste verschil is dat risico’s vooral toekomstig zijn waardoor er tijd is om deze te plannen (wel of geen actie), terwijl issues altijd actueel zijn en vrijwel onmiddellijk om actie vragen. Hierdoor moeten risico's worden geïdentificeerd, geanalyseerd, beoordeeld en beheerst voordat deze daadwerkelijk issues worden. Issues moeten vanuit urgentie worden opgelost of geëscaleerd om de impact op het project te minimaliseren.

Een project is nooit helemaal vrij van issues, want er zijn altijd onzekerheden die je niet kunt voorspellen of beïnvloeden. Risicomanagement is een manier om te proberen die issues te vermijden of te verminderen, maar het is absoluut geen toverstaf die alles oplost, dus je moet altijd voorbereid zijn op onverwachte situaties in het project.

Wat is een risicologboek en risicomatrix?
Het risicologboek is een belangrijk risicobeheersinstrument waarin de mogelijke risico's van een project of organisatie worden geïdentificeerd, geanalyseerd en beheerst. Het doel van een risicologboek is om de kans op ongewenste gebeurtenissen te verkleinen en de impact ervan te verminderen.

Een risicologboek helpt ook om de communicatie en samenwerking tussen de betrokken partijen te verbeteren en de verwachtingen en doelstellingen van het project of de organisatie te verduidelijken.

Download
In downloads is een template van een risicologboek met risicomatrix beschikbaar in MS Excel.

Een risicomatrix is een hulpmiddel om de risico's te beoordelen en te prioriteren op basis van hun waarschijnlijkheid, impact en de maatregelen om dit te verkleinen. Een risicomatrix bestaat uit een tabel met twee assen: de horizontale as geeft de kans aan dat een risico zich voordoet, en de verticale as geeft het effect aan van de gevolgen als het risico zich voordoet. De cellen van de tabel worden ingevuld met een kleur (groen, geel of rood) om het risiconiveau en de maatregel aan te geven.

Een risicomatrix helpt om de belangrijkste risico's te identificeren en te bepalen welke maatregelen nodig zijn om deze te beheersen of te verminderen. Hieronder een risicomatrix met het soort risico en de te nemen (mogelijke) maatregelen:

Risicomanagement in VIJF stappen!
Het uitvoeren van risicomanagement kan eenvoudig door de volgende VIJF stappen te volgen:

1. Risicoanalyse
Een belangrijke stap in risicomanagement is de risicoanalyse. Hierbij worden alle mogelijke risico's die een project of organisatie bedreigen geïdentificeerd, beoordeeld en geprioriteerd. Een risicoanalyse helpt om de kans (waarschijnlijkheid) en het effect (gevolgen) van de risico's te bepalen en om passende maatregelen te nemen om deze te verminderen of te voorkomen. Als hulpmiddel wordt hiervoor het risicologboek met risicomatrix gebruikt.

Download
In downloads is een template van een risicologboek met risicomatrix beschikbaar in MS Excel.

Als projectleider is het belangrijk om samen met je projectteam de risico's te benoemen die je kunt tegenkomen tijdens het project. Een manier is om gebruik te maken van de ervaringen uit een voorgaand project. Zo kun je leren van de fouten en successen die je eerder hebt gemaakt en je project beter voorbereiden op mogelijke uitdagingen.

Een andere methode is met behulp van een oorzaak-gevolgdiagram, ook wel visgraatdiagram genoemd. Een visgraatdiagram is een uitstekend hulpmiddel om de mogelijke oorzaken risico’s te identificeren en te analyseren. Hieronder een voorbeeld:

Het diagram heeft de vorm van een visgraat, waarbij de ruggengraat het hoofdprobleem voorstelt met bij de kop de titel van het gevolg. De zijtakken geven de categorieën van oorzaken aan en in bovenstaand voorbeeld is gekozen voor de beheersaspecten: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit (GOTIK).

Brainstorm met het gehele projectteam over alle mogelijke oorzaken die bij elke categorie horen. Gebruik open vragen, zoals "Waarom gebeurt dit?" of "Hoe draagt dit bij aan het hoofdprobleem?" om dieper in te gaan op de oorzaken. Schrijf de oorzaken op de zijassen die haaks op de hoofdassen staan en gebruik zo nodig extra vertakkingen om suboorzaken aan te geven.

Evalueer hierna de oorzaken en bepaal welke de meest waarschijnlijke of belangrijkste zijn voor het hoofdprobleem. Je kunt hiervoor stemmen, prioriteren of data verzamelen om je keuze te onderbouwen. Markeer of cirkel de kernoorzaken in het diagram. Noteer deze kernoorzaken in het risicologboek.

2. Plannen van kansen- en risicomaatregelen
Het plannen van kansen- en risicomaatregelen is een belangrijk onderdeel van elk project. Hiervoor moet eerst de eigenaar worden benoemd en vastgesteld. Ofwel wie onderneemt nu precies welke actie en wanneer. Het doel van het plannen van kansen- en risicomaatregelen is om de positieve en negatieve effecten van onzekere gebeurtenissen op het project te beheersen in tijd. Hierbij zullen sommige kansen of risico’s bij de start en anderen pas op het eind van het project plaatsvinden. Het plannen van kansen- en risicomaatregelen moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt gedurende de levenscyclus van het project.

3. Beheersing van de uitvoering kansen- en risicomaatregelen
Beheersing van de uitvoering kansen- en risicomaatregelen is een belangrijk onderdeel van het dagelijks projectmanagement. Het risicologboek is hierbij een hulpmiddel als risicobeheersinstrument. Een goede beheersing van de uitvoering kansen- en risicomaatregelen zorgt voor een betere kwaliteit, een hogere klanttevredenheid en een efficiënter gebruik van middelen.

4. Bewaken en rapporteren van de geïdentificeerde risico’s
Het bewaken en rapporteren van de geïdentificeerde risico’s wordt regelmatig de status en de voortgang van de risicobeheersing gecontroleerd en gecommuniceerd met de risico-eigenaren. Het doel van het bewaken en rapporteren van de risico’s is om eventuele afwijkingen of veranderingen in de risicosituatie tijdig te signaleren en te corrigeren in het risicologboek.

5. Signaleren van het ontstaan van nieuwe kansen en risico’s
Het signaleren van het ontstaan van nieuwe kansen en risico’s is een continu proces dat gedurende de hele projectlevenscyclus moet worden uitgevoerd. De projectleider moet alert zijn op veranderingen tijdens het project. Elke keer dat er een nieuwe planning, wijzigingen of een andere verandering plaatsvindt moet worden nagegaan wat de consequenties zijn op de bestaande kansen en risico’s en of daardoor wellicht nieuwe kansen en risico’s ontstaan!

Tip
Hulp nodig? Wist je dat Kritiek Pad ervaring heeft met het faciliteren van projectteams bij het toepassen van risicomanagement? Wij helpen je graag met het identificeren, analyseren en beheersen van de risico's die jouw project kunnen beïnvloeden. Neem (vrijblijvend) contact op voor een kennismaking!

Bronvermelding
o    Hedeman, B., Vis van Heemst, G. & Riepma, R. (2008). Projectmanagement Op basis van NCB versie 3- IPMA-C en IPMA-D. Zaltbommel: Van Haren Publishing

terug