Blog
Label:
Projectmanagement: Beslissen GO of NO GO (2/3)
Projectmatig werken is opgebouwd uit ZES verschillende fasen. Iedere fase heeft een eigen start- en eindpunt binnen het project. De overgangen tussen de onderlinge fasen zijn een belangrijk stopmoment waarin beslissingen worden genomen. PMW kent verschillende beslismomenten in een project.
Projectmatig werken (PMW) is in Nederland de basis geweest voor de ontwikkeling van vele soorten projectmanagement methodieken. De kern van PMW is gebaseerd op drie onderdelen; faseren (1), beslissen (2) en beheersen (3). In deze blog richten we ons ALLEEN op het onderdeel beslissen. De onderdelen faseren en beheersen zijn terug te vinden in één van de andere blogs.
Tip
Als je meer wilt weten over projectmatig werken (PMW) lees dan de blog: Projectmanagement: Projectmatig werken
Bij PMW wordt het project opgeknipt in ZES verschillende fasen. Elke fase bestaat uit een start- en eindpunt waarbij de faseovergangen fysieke stopmomenten en daarbij beslismomenten zijn binnen het project. Tijdens een beslismoment kan de opdrachtgever beslissen voor een GO of een NO GO. Met een GO wordt er gekozen om verder te gaan met het project inclusief de eventuele aanpassingen op het projectresultaat. Bij een NO GO wordt er gekozen om het project direct te stoppen.
De keuze om het project vroegtijdig te stoppen is een moeilijke beslissing vanuit de opdrachtgever, maar wel een zeer dappere en kan voorkomen dat het gehele project faalt voor de oplevering van het projectresultaat. Hieronder de PMW beslismomenten:
Tijdens een fase worden er verschillende documenten uitgewerkt die onderdeel zijn van het beslismoment:
- 1. Projectopdracht
- 2. Projectprogramma
- 3. Projectontwerp
- 4. Realisatieprogramma
- 5. Nazorgprogramma
- 6. Exploitatieprogramma
1. Projectopdracht
Aan het einde van de initiatieffase vallen alternatieve problemen, initiatieven en ideeën af en moet er een globaal beeld zijn wat het projectresultaat is aan het einde van het project. Dit beeld wordt samengevat in het beslisdocument de projectopdracht.
Toelichting
In de projectopdracht staan minimaal de volgende onderwerpen:
o Projectdefinitie (projectresultaat, scope, afbakening, beperkingen en raakvlakken)
o Rechtvaardiging uitvoering project (waarde van het project en vooral waarom dit project)
o Eisen opdrachtgever (alleen op hoofdlijnen, want details volgen in een andere fase)
o Projectorganisatie (betrokken partijen)
o Projectaanpak (alleen op hoofdlijnen hoe het project zal worden uitgevoerd)
o Belangrijkste risico's
2. Projectprogramma
Na afronding van de definitiefase vallen alternatieve eisen en wensen af en moet voor iedereen duidelijk zijn waaraan het projectresultaat moet voldoen. Het projectprogramma is nu gereed waarin het beslisdocument het Programma van Eisen (PvE) is opgenomen. In het PvE van het op te leveren projectresultaat worden alle eisen en wensen vanuit de opdrachtgever ten aanzien van het project vastgelegd. Voorbeelden zijn eisen aan de functie en grootte van ruimtes, wettelijke voorschriften, comfort en vormgeving, maar ook de wensen van de gebruiker.
3. Projectontwerp
Tijdens de ontwerpfase worden er verschillende ontwerpen gemaakt en aan het einde van de ontwerpfase vallen alternatieve oplossingen en ontwerpen af en blijft er één projectontwerp over. Het projectontwerp bestaat uit verschillende beslisdocumenten als tekeningen, processchema's of een maquette. Gezamenlijk geven al deze documenten een weergave hoe het projectresultaat eruit gaat zien.
4. Realisatieprogramma
Na de voorbereidingsfase zijn alle alternatieve realisatiemogelijkheden afgevallen en is er een totale beschrijving van het projectresultaat gereed verwoord in het realisatieprogramma om te starten met de realisatie. Het realisatieprogramma bestaat uit verschillende beslisdocumenten als een beschrijving van de benodigde gereedschappen, materialen, montage methodes, maar ook de technische berekeningen en werktekeningen benodigd voor de realisatie van het projectresultaat.
5. Nazorgprogramma
Na afronding van de realisatiefase is het volledige projectresultaat gereed. Het resultaat wordt vastgelegd in een proces-verbaal van oplevering waarbij het product wordt overgedragen (en indien akkoord geaccepteerd) door de opdrachtgever. Hierna volgt het nazorgprogramma waarbij alle alternatieven wijzen van onderhoud zijn afgevallen. De beslisdocumenten zijn de verschillende gebruikershandleidingen en onderhoudsvoorschriften met hierin beschreven een uitleg van het benodigde beheer en onderhoud, maar ook de manier van het gebruik van het projectresultaat.
Tevens gaat de (tijdelijke) garantieperiode in werking waarbij de gebruiker het opgeleverde projectresultaat zal testen voor een specifieke periode. Indien er onderdelen kapot gaan tijdens deze periode dan mag (onder strikte voorwaarden) de gebruiker aanspraak doen op reparatie.
6. Exploitatieprogramma
Traditioneel kent de PMW methodiek geen exploitatieprogramma! Steeds vaker wordt er door de strengere wetgeving en milieueisen goed nagedacht door de opdrachtgever over de sloopfase van het projectresultaat. Hierbij gaat het niet alleen om het afbreken ofwel vernietigen van het product, maar vooral om de hergebruik van materialen.
Tip
Klaar om efficiënter te werken? Neem contact op voor een kennismaking!
Bronvermelding
o Hedeman, B., Vis van Heemst, G. & Riepma, R. (2008). Projectmanagement Op basis van NCB versie 3- IPMA-C en IPMA-D. Zaltbommel: Van Haren Publishing
o Wijnen, G. & Storm, P. (2007). Projectmatig werken. Houten: Spectrum