Blog
Label:
Persoonlijk: To do lijst in VIJF stappen
Gedurende de dag rent iedereen de benen uit het lijf wat meestal het moment is dat er belangrijke taken door tijdgebrek vergeten of totaal niet gedaan worden. Een to do lijst kan helpen om net als bij een boodschappenlijstje niets te vergeten als je daadwerkelijk in de winkel staat. Wat is een to do lijst eigenlijk?
Een to do lijst is een zeer handig hulpmiddel om al je taken te organiseren en je productiviteit te verhogen. Het doel van een to do lijst is om rust te creëren in je hoofd, zodat je alle taken niet continue hoeft te onthouden. Met een to do lijst kun je gemakkelijker prioriteiten stellen, je voortgang bijhouden en de motivatie vasthouden.
Hoe maak je een to do lijst?
Kies allereerst een methode voor het bijhouden die het beste bij jou past! Er zijn namelijk verschillende methoden als: op papier, de computer of de telefoon. Het advies om één optie te kiezen en niet meerdere lijsten op verschillende manieren bij te houden. Zorg er in ieder geval voor dat de to do lijst altijd gemakkelijk toegankelijk is, zodat je deze niet vergeet of verliest.
Tip
Een handig hulpmiddel voor een to do lijst is gebruik maken van een app. De app ColorNote of Trello zijn beiden aanraders. Bekijk onder kennis de categorie tools voor meer informatie over deze apps en andere mogelijkheden.
Het maken van een to do lijst doe je in VIJF stappen:
- 1. Schrijf alle taken die je moet doen op
- 2. Verdeel de taken in categorieën
- 3. Beoordeel elke taak op hoe belangrijk en hoe urgent die is
- 4. Maak een planning voor elke dag, week en/of maand
- 5. Volg de voortgang en evalueer de resultaten
1. Schrijf alle taken die je moet doen op
Bedenk alle taken die je moet doen voor de dag, week of maand. Schrijf alles kort en bondig op waarbij de volgorde van de taken nog niet belangrijk is. Lange zinnen en volledige omschrijvingen zijn niet nodig, omdat het om een geheugensteuntje gaat van de te volbrengen taken. Het is niet erg als je een taak vergeet, want die kan later alsnog worden toegevoegd.
2. Verdeel de taken in categorieën
Verdeel alle taken in categorieën (bijv. hobby, privé, project X, sport, werk, etc.). De verdeling in categorieën zal helpen bij het herkennen van de taken en ook gelijk meerdere taken groeperen om deze van elkaar te scheiden. Verdeel de grote taken in meerdere kleine stappen, zodat je het jezelf makkelijker maakt om aan de slag te gaan en deze taak af te ronden.
3. Beoordeel elke taak op hoe belangrijk en hoe urgent die is
Bepaal voor elke taak de belangrijkheid en de urgentie. Zet de taken die zeer dringend en belangrijk zijn (vrijwel gelijk moeten gebeuren) bovenaan en taken die minder dringend en urgent zijn (nog even kunnen wachten) onderaan. Op deze manier stel je prioriteiten en ontstaat er een specifieke volgorde in de to do lijst.
Tip
Meer weten over belangrijk of urgent? Lees de blog: Persoonlijk: Belangrijk of toch urgent?
4. Maak een planning voor elke dag, week en/of maand
Verdeel de taken met de hoogste prioriteit in belangrijkheid en urgentie over een werkdag. Wees hierbij realistisch hoe lang je ongeveer met een taak bezig bent. Hou bij de verdeling van de taken over een dag ongeveer 10 - 20% speling aan voor de (eventuele) spoedtaken of onverwachte gebeurtenissen die er tussendoor kunnen komen op de dag.
Tip
Reserveer voor het einde van de dag een paar minuten voor het bijwerken of het maken van de to do lijst voor de volgende dag. Maak hier desnoods een taak voor aan, zodat je deze niet vergeet.
5. Volg de voortgang en evalueer de resultaten
Doe één taak tegelijk met voldoende focus en handel deze volledig af. Vink de taak af of streep deze weg als de taak klaar is, maar verwijder de taak nog niet van de lijst. Het verwijderen gebeurt pas op het einde van de dag (of week), zodat je inzichtelijk hebt wat je die dag allemaal hebt gedaan. Als de to do lijst niet volledig is afgewerkt op de dag stel deze dan voor de volgende dag bij door er minder taken op te zetten en eerst de taak die niet is afgehandeld op te pakken.
Het leukste onderdeel van een to do lijst is het afvinken van de voltooide taken! Het geeft een gevoel van voldoening, vooruitgang en motiveert om door te gaan met de rest van de lijst. Vergeet jezelf niet te belonen voor het afhandelen van een taak door iet leuks te doen of jezelf op iets lekkers te trakteren.
Evalueer regelmatig om te zien of je de aanpak die je hebt gekozen voor het maken van de to do lijst nog steeds effectief en passend is. Evaluatie helpt je ook om te leren van je ervaringen en om je aanpak te verbeteren of aan te passen als dat nodig is. Kijk hierbij wat gaat goed, maar ook wat kan beter. Pas de aanpak aan waar nodig en evalueer dit later opnieuw.
Creëer rust in de chaos en maak een to do lijst!
Tip
Hulp nodig? Neem (vrijblijvend) contact op voor een kennismaking!