Blog
Label:
Persoonlijk: Belangrijk of toch urgent?
Een manier om je werk efficiënter en effectiever te maken, is door onderscheid te maken op een to do lijst tussen belangrijk en urgent. Zo kun je je focussen op de taken die het meest waardevol zijn en die je het meeste plezier geven. Dit helpt je ook om stress te verminderen en je werk beter te organiseren. Een manier om het verschil te bepalen is door gebruik te maken van de prioriteitenmatrix van Eisenhower.
De prioriteitenmatrix van Eisenhower is een hulpmiddel om je taken op een to do lijst te ordenen op basis van hun belangrijkheid en urgentie. Deze matrix bestaat uit vier kwadranten, waarin je je taken kunt indelen op basis van hoe belangrijk en hoe urgent ze zijn.
Tip
Meer weten over een to do lijst maken? Lees de blog: Persoonlijk: To do lijst in VIJF stappen
Belangrijke taken zijn diegene die bijdragen aan onze doelen, waarden of missie, terwijl urgente taken diegene zijn die een onmiddellijke actie of aandacht vereisen. Soms kunnen taken zowel belangrijk als urgent zijn, zoals een deadline halen of een medische noodsituatie. Vaak zijn urgente taken niet echt belangrijk, zoals een telefoontje beantwoorden of een e-mail beantwoorden. En soms zijn belangrijke taken niet echt urgent, zoals een boek lezen of een hobby uitoefenen.
De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit VIER verschillende kwadranten, waarbij elke taak in één van de kwadranten wordt geplaatst. Door je taken in deze matrix te plaatsen, kun je bepalen welke taken je als eerste moet doen, welke je kunt plannen, welke je kunt delegeren (of minimaliseren) en welke je kunt elimineren. De kwadranten zijn:
- Belangrijk en urgent - DOEN
- Belangrijk, maar niet urgent - PLANNEN
- Urgent, maar niet belangrijk - DELEGEREN (of minimaliseren)
- Niet urgent en niet belangrijk - ELIMINEREN
Belangrijk en urgent - DOEN
Dit zijn taken die je zo snel mogelijk moet doen, omdat ze een grote impact hebben of omdat er een deadline nadert. Bijvoorbeeld: een crisis oplossen, een klant helpen of een rapport afmaken.
Belangrijk, maar niet urgent - PLANNEN
Dit zijn taken die je moet inplannen om op een later moment te doen, omdat ze waarde toevoegen of bijdragen aan je doelen. Bijvoorbeeld: een project voorbereiden, een cursus volgen of jezelf ontwikkelen.
Urgent, maar niet belangrijk - DELEGEREN (of minimaliseren)
Dit zijn taken die je kunt delegeren of minimaliseren, omdat ze weinig waarde hebben of omdat ze door iemand anders gedaan kunnen worden. Bijvoorbeeld: e-mails beantwoorden, telefoontjes plegen of vergaderingen bijwonen.
Niet urgent en niet belangrijk - ELIMINEREN
Dit zijn taken die je moet elimineren of vermijden, omdat ze geen waarde hebben en alleen maar tijd verspillen. Bijvoorbeeld: sociale media checken of Netflix kijken.
Het doel van de prioriteitenmatrix van Eisenhower is om je te helpen focussen op de taken die echt belangrijk zijn en om je tijd efficiënter te gebruiken. Door je taken in de vier kwadranten te verdelen, kun je beter beslissen wat je moet doen, plannen, delegeren of elimineren.
Volg de onderstaande ACHT stappen om de prioriteitenmatrix van Eisenhower te gebruiken:
Toelichting
o 1. Schrijf alle taken die je moet doen op.
o 2. Verdeel de taken in categorieën.
o 3. Beoordeel elke taak op hoe belangrijk en hoe urgent die is.
o 4. Plaats elke taak in één van de vier kwadranten van de matrix.
o 5. Doe eerst de taken die belangrijk en urgent zijn.
o 6. Plan daarna de taken die belangrijk, maar niet urgent zijn.
o 7. Delegeer of minimaliseer de taken die urgent, maar niet belangrijk zijn.
o 8. Elimineer de taken die niet belangrijk en niet urgent zijn.
Door bovenstaande stappen te volgen kun je je tijd beter indelen en je concentreren op wat echt telt!
Tip
Hulp nodig? Neem (vrijblijvend) contact op voor een kennismaking!