Blog
Label:
Communicatie: Effectief vergaderen
Dagelijks hebben we allerlei soorten vergaderingen en binnen sommige organisaties heerst zelfs een ware vergadercultuur waarbij het meer om het vergaderen zelf draait dan het echte DOEL van de vergadering. In deze blog geven we simpele tips om effectief te vergaderen, maar wat is een vergadering precies?
Definitie
Vergadering = Een bijeenkomst van meerdere mensen die met elkaar spreken en/of afspraken maken over een gemeenschappelijk doel.
Om het vooraf afgesproken gemeenschappelijke doel en eindresultaat te behalen is effectief vergaderen zeker een vereiste. Hieronder de onderwerpen van deze blog waarin zowel fysiek als online vergaderen wordt behandeld:
- Welke soorten vergaderingen zijn er?
- Welke rollen zijn er bij een vergadering?
- Effectief vergaderen in ZES stappen!
- Welke spelregels zijn er?
Download
In downloads is een template van een agenda en notulen inclusief actielijst beschikbaar als voorbeeld en vrij aan te passen in MS Word.
Welke soorten vergaderingen zijn er?
Er zijn vele soorten vergaderingen elk met een eigen specifiek doel. Het kan voorkomen dat er binnen één vergadering meerdere doelen worden behandeld, maar om onnodig lang vergaderen te voorkomen is dit zeker af te raden.
Bijvoorbeeld
o Beslissen: Formele vergadering met als doel besluitvorming.
o Brainstormen: Informele vergadering met als doel verzamelen van gegevens.
o Discussiëren: Informele vergadering met als doel het gezamenlijk verkennen.
o Informeren: Formele vergadering met als doel het geven van informatie.
o Inventariseren: Informele vergadering met als doel het verzamelen van meningen.
Bij een formele vergadering wordt er altijd vooraf een agenda verstuurd naar alle deelnemers en tijdens de vergadering gevolgd. Na de vergadering worden er notulen (verslag van de vergadering) opgesteld en gedeeld met alle deelnemers inclusief (eventuele) acties in de vorm van een actielijst. Een informele vergadering heeft geen status en hierdoor is een agenda of notulen dan ook niet verplicht, maar wel ontzettend handig en voor het vastleggen van afspraken vaak wel gewenst.
De actielijst is een aanvulling op de notulen waarbij er per onderwerp acties aan een deelnemer worden gekoppeld die de aankomende periode uitgevoerd moeten worden. Het is verstandig om bij een (op)volgende vergadering de afgehandelde acties gelijk af te strepen van de actielijst als afgehandeld.
Aanvulling
Er is een verschil in betekenis tussen de woorden notulen en verslag. Een verslag heeft een bredere betekenis en kan betrekking hebben op een gesprek als ook een gebeurtenis (bijv. evenement of onderzoeksrapport, etc.). Met notulen wordt alleen een verslag van de vergadering bedoelt.
Welke rollen zijn er bij een vergadering?
Binnen een vergadering zijn DRIE verschillende rollen ieder met eigen taken en verantwoordelijkheid.
Rollen
De verschillende rollen tijdens een vergadering zijn:
o Voorzitter: Leidinggevende van de vergadering.
o Notulist: Schrijver van de notulen van de vergadering.
o Deelnemers: Deelnemende personen (of organisaties) aan de vergadering.
Soms worden bovenstaande rollen gerouleerd, maar het is verstandig om vooraf aan de start van een vergadering de rolverdeling vast te stellen. Binnen de formele vergaderingen is de voorzitter vaak een leidinggevende (bijv. projectleider of opdrachtgever), maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. De voorzitter dient zoveel als mogelijk onpartijdig te zijn en vooral te sturen op het behalen van het doel van desbetreffende vergadering in de gespecificeerde tijd.
De notulist is degene die notuleert tijdens de vergadering en alle gesprekken en afspraken samenvat in de notulen welke na de vergadering zal worden gedeeld. Een notulist moet vooral objectief zijn, goed kunnen luisteren en het gesprek samenvatten in wat concreet is afgesproken. Het is NIET toegestaan voor de notulist om haar/zijn eigen mening te verwerken in de notulen of informatie toe te voegen welke niet is besproken tijdens de vergadering.
De deelnemers zijn alle personen die uitgenodigd zijn om deel te nemen aan de specifieke vergadering. De deelnemers moeten vooraf aan de vergadering zich goed voorbereiden, tijdens de vergadering actief mee doen en input leveren en na de vergadering de toegewezen acties uitvoeren.
Aanvulling
Het is mogelijk om de rol van voorzitter te combineren met die van notulist, maar wij raden dit in de meeste gevallen af gezien de voorzitter al druk genoeg is en zich moet concentreren op het leiden van de vergadering.
Effectief vergaderen in ZES stappen!
In de vorige hoofdstukken zijn de soorten en de rollen bij een vergadering behandeld, maar de kern van deze blog is effectief vergaderen. Hieronder de ZES stappen om de vergadering zo te vormen dat het gewenste resultaat behaald wordt:
Effectief vergaderen
o 1. Maak het doel van de vergadering vooraf zo duidelijk mogelijk aan alle deelnemers.
o 2. Deel een agenda vooraf aan de vergadering met onderwerp(en) en bijlagen.
o 3. Nodig alleen mensen uit die input kunnen leveren en daadwerkelijk nodig zijn.
o 4. Nodig deelnemers voor de vergadering op tijd uit (minimaal 1 à 2 weken voorafgaand).
o 5. De voorzitter moet sturen op het behalen van het doel in de gespecificeerde tijd.
o 6. Delen van de notulen z.s.m. achteraf met een actielijst en bewaak deze op voortgang.
De voorzitter zal gezamenlijk met de deelnemers het doel van de vergadering vaststellen. De opgestelde agenda en eventuele bijlagen zullen aan de deelnemers worden verzonden. Doe dit vroegtijdig en minimaal 1 à 2 weken voorafgaand aan de vergadering, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden. Voeg in de uitnodiging informatie toe over de locatie (fysiek of online). Nodig alleen personen (of organisaties) uit die een directe toegevoegde waarde kunnen leveren aan het eindresultaat van de vergadering.
Indien de vergadering fysiek op een locatie plaatsvindt dan is het verstandig om rekening te houden met de benodigde reistijd van de deelnemers. Reserveer een vergaderruimte die de juiste hulpmiddelen ter ondersteuning heeft (bijv. beamer, koffie, thee en een lekkere koek) voor de vergadering. Bij een online vergadering zorg ervoor dat de microfoon, camera en eventuele presentatiemiddelen vooraf getest zijn en correct werken. Ga op een rustige en goed verlichte plek zitten zonder achtergrond geluiden. Zet de camera AAN en de microfoon UIT (tenzij je aan het woord bent) tijdens de vergadering.
De voorzitter zal de vergadering formeel openen, iedereen welkom heten, de starttijd van de vergadering benoemen en eventuele afwezigen (met of zonder kennisgeving) vermelden. De notulen van de vorige vergadering wordt (kort per pagina) nagelopen, vastgesteld en eventuele wijzigingen door de notulist genoteerd. Ingekomen stukken en mededelingen worden separaat benoemd.
Tijdens de vergadering zal de voorzitter vooral de discussie van het onderwerp begeleiden, iedereen het woord geven en tegelijkertijd ook de beschikbare tijd in de gaten houden aan de hand van de agenda. Bij afdwalen van het onderwerp is het de taak van de voorzitter om de deelnemers terug te begeleiden. Eventuele acties als ook de actiehouder worden vastgelegd door de notulist in de actielijst.
Aanvulling
Op veel agenda’s is er voor de rondvraag de afkorting wvttk (wat verder ter tafel komt) terug te vinden. Dit geeft de voorzitter de mogelijkheid om flexibel met aanvullende onderwerpen om te gaan, maar voor een effectieve vergadering raden we het gebruik hiervan af.
Voor het einde van de vergadering volgt er een rondvraag waarin iedere deelnemer de mogelijkheid krijgt om eventuele (korte) vragen te stellen. De voorzitter zal eventueel samen met de overige deelnemers direct een antwoord verzorgen of hierop later terug komen. Het is niet de bedoeling om tijdens deze rondvraag nogmaals een discussie te starten over een eerder onderwerp.
De voorzitter sluit formeel aan het einde de vergadering, de tijd benoemen en de notulist zal stoppen met notuleren. Vrijwel direct na de vergadering (binnen één of twee dagen) zal de notulist de notulen uitwerken en laten controleren door de voorzitter. Na een akkoord van de voorzitter wordt het verslag gedeeld met alle deelnemers.
Het is de taak van de deelnemers om de aangewezen acties uit te voeren. Meestal dienen deze acties uitgevoerd en gereed te zijn voor aanvang van de (op)volgende vergadering. Het is verstandig om als deelnemer vroegtijdig aan te geven of dit wel/niet gaat lukken in de beschikbare tijd.
Aandachtspunt
Niemand vindt het leuk om onnodig lang te vergaderen! Een effectieve vergadering duurt aanvankelijk maximaal 20 à 30 minuten, maar de praktijk leert dat dit voor de meeste mensen een onmogelijke opgave is en het veelal standaard een uur wordt. We adviseren om de vergadering in ieder geval zo kort als mogelijk te houden en niet langer dan één enkel uur om het eindresultaat van de vergadering te waarborgen.
Welke spelregels zijn er?
Zijn er eigenlijk spelregels voor, tijdens of na een vergadering? Jazeker, hieronder een overzicht:
Vooraf aan de vergadering
o Maak het doel van de vergadering zo duidelijk mogelijk aan alle deelnemers.
o Deel vooraf aan de vergadering de agenda met onderwerp(en) en bijlagen.
o Verstuur de uitnodiging minimaal 1 à 2 weken voorafgaand aan de vergadering.
o Reserveer de locatie (bij fysiek) en hou rekening met eventuele reisuren.
o Zonder een gedegen voorbereiding geen deelname aan de vergadering.
Tijdens de vergadering
o Wees als deelnemer op tijd aanwezig voor de vergadering (zowel fysiek als online).
o Start als voorzitter de vergadering op tijd ongeacht of mensen er zijn of niet.
o Doe een (korte) voorstelronde ter kennismaking als er nieuwe mensen aanwezig zijn.
o Voor de effectiviteit bij voorkeur niet meer dan 5 of 7 deelnemers in de vergadering.
o Bij besluitvorming nodig als voorzitter een oneven aantal deelnemers uit (i.v.m. stemmen).
o Schakel telefoons uit (of op stil) en leg deze niet zichtbaar op tafel (i.v.m. afleiding).
o Let als voorzitter op lichaamstaal van de deelnemers (bijv. emoties of concentratie).
o Laat als voorzitter iedere deelnemer aan het woord of geef desnoods iemand het woord.
o Zorg als voorzitter ervoor dat iedere deelnemer bij het onderwerp blijft en stuur eventueel bij.
o Notuleer als notulist een samenvatting van het gesprek en leg de gemaakte afspraken vast.
Na de vergadering
o Sluit als voorzitter de vergadering op tijd, want de vergadering mag niet uitlopen.
o Deel de notulen na de vergadering z.s.m. en het liefst binnen één of twee dagen.
o Bewaak als voorzitter de afgesproken acties en vraag om een terugkoppeling.
In een fysieke vergadering wordt verwacht dat de deelnemers actief luisteren en input leveren tijdens een discussie. Hierin is het belangrijk om elkaar volledig uit te laten spreken en vooral elkaar (en elkaars mening) te respecteren. Het kan gebeuren dat de emoties oplopen tijdens een hevige discussie en het is de taak van de voorzitter om vroegtijdig in te grijpen om een (eventuele) escalatie te voorkomen.
Tijdens een online vergadering kunnen mensen niet worden gedwongen om de camera aan te zetten, maar het maakt een gesprek wel een stuk gemakkelijker. Het is lastig om lichaamstaal online te herkennen en bij een uitgeschakelde camera is dit in ieder geval onmogelijk. Het kan handig zijn om de vergadering ook volledig digitaal op te nemen, maar hiervoor dienen wel alle aanwezigen i.v.m. privacy een goedkeuring te verlenen. Ons advies om dit overigens NIET te gebruiken, want het kan ook een gevoel van wantrouwen opleveren wat juist een negatief effect kan hebben op de geleverde input van de deelnemers wat een risico is voor het eindresultaat van de vergadering.
Hanteer bovenstaande spelregels, tips en aandachtspunten en wordt een ervaren vergadertijger!
Tip
Hulp nodig? Neem (vrijblijvend) contact op voor een kennismaking!